Foto’s gebruiken? Zo mag het wel!
De Hoeve maakt bij diverse gelegenheden foto’s van de leerlingen. Wat moeten we weten wanneer we een foto van een leerling willen publiceren op de website van de school of bijvoorbeeld willen gebruiken bij de nieuwsbrief of in onze schoolkrant Rondje Hoeve? Om de privacy van leerlingen te waarborgen gelden er regels.
1. Een foto is een persoonsgegeven
Een foto waarop een leerling herkenbaar in beeld is, zegt iets over die leerling. Die foto is dan automatisch een persoonsgegeven. Omdat je van een foto ook ras, etniciteit en in sommige gevallen een geloof van kan afleiden, zijn foto’s zelfs bijzondere persoonsgegevens. Wanneer het om foto’s van minderjarigen gaat, gaat het ook nog eens om een kwetsbare groep.
2. Wat is publiceren?
Publicatie is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet alleen het delen van foto’s op de sociale media, maar ook het delen van foto’s met andere personen dan de leerling die op de foto’s staan (of de ouders van die leerling). Denk bijvoorbeeld aan klassenfoto’s (daar staan meerdere leerlingen op) en het delen van foto’s via de interne website van de school.
3. Vraag altijd expliciete toestemming
Dit is erg belangrijk en altijd nodig als je op school foto’s van leerlingen wilt gebruiken. Toestemming moet je altijd expliciet vragen, aan de leerling of als de leerling nog een 16 jaar is aan de ouders en de leerling.
Toestemming vragen gebeurt middels een toestemmingsformulier. Voor ouders moet het altijd duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gegeven. We zorgen dat ouders weten wat ze kunnen verwachten als ze toestemming geven. Waar wordt de foto gepubliceerd?
- Website school www.dehoeveschool.nl
- Nieuwsbrief
- Ouderapp Parro
- Schoolkrant Rondje Hoeve
- Displays in de gangen van de school
- Schoolgids
- Verplichte schooldocumenten zoals het schoolplan, ondersteuningsplan, veiligheidsplan.
Voor leerlingen onder de 16 jaar mogen we zonder toestemming van de ouders geen foto’s van die leerling gebruiken in bijvoorbeeld de nieuwsbrief of op de website van de school. Als de ouders geen toestemming geven, mogen we dus niet publiceren.
4. Vrijwillig
De toestemming moet in vrijheid gegeven worden. Ouders kunnen wel of geen toestemming geven. Geen toestemming geven mag altijd. We zorgen daarom voor een vakje ‘nee’ op het toestemmingsformulier. Omdat toestemming vrijwillig moet zijn, kunnen we niet zomaar schoolactiviteiten organiseren waarbij ouders verplicht toestemming moeten geven voor het gebruik van foto’s (anders mag hun kind niet aan die activiteit meedoen).
5. Toestemming intrekken
Ouders en leerlingen mogen áltijd de toestemming die ze hebben gegeven weer intrekken. Dit betekent dat de Hoeve vanaf het intrekken van de toestemming, geen foto’s meer mag publiceren van die leerling. Foto’s die eerder gebruikt zijn mét toestemming, hoeven we niet direct te verwijderen. Die foto’s zijn namelijk geplaatst mét toestemming van de ouders.
Als de ouders die foto’s willen laten verwijderen, dan kunnen ze dat apart vragen. Daarbij moet het verzoek wel redelijk zijn: als we net 500 schoolgidsen heb laten drukken met de foto van hun kind op de voorkant, en er is ouders specifiek toestemming voor gevraagd en gekregen, dan hoeven we die gidsen natuurlijk niet te laten vernietigen.
6. Toestemming vragen
De Hoeve vraagt ouders eenmalig toestemming voor het gebruik van foto’s:
- bij de inschrijving
- het jaarlijks onder de aandacht brengen van ‘verlenen’ of ‘intrekken toestemming’ bij ouders gebeurt in de nieuwsbrief aan het begin van het nieuwe schooljaar.
De toestemming is digitaal vastgelegd in Parnassys, het administratiesysteem waar de Hoeve mee werkt. De leerkracht is verantwoordelijk voor de juiste publicatie van de foto’s.
7. Ouders of pers die foto’s maken op school
De Hoeve is alleen verantwoordelijk voor de foto’s die we zelf of in opdracht laten maken. Een leraar die bijvoorbeeld een nieuwe foto’s op de schoolwebsite plaatst: dat is de verantwoordelijkheid van de school. De Hoeve gebruikt zelf geen Facebook en/of Twitter.
De Hoeve is niet verantwoordelijk voor een ouder die tijdens het schoolfeest foto’s maakt en dit deelt via bijvoorbeeld Facebook en/ofTwitter. Hetzelfde geldt voor een journalist die foto’s komt maken op het schoolplein. De journalist heeft eigen journalistieke regels als het gaat om het publiceren van foto’s. De journalist is zelf verantwoordelijk voor het publiceren van zijn foto’s, maar dat betekent niet dat we niet meer hoeven na te denken. Als we weten dat er ouders zijn die geen toestemming hebben gegeven, dan houden we die kinderen uit de buurt van de persfotograaf. Of we laten de fotograaf weten dat ouders hun kind niet op de foto willen hebben.
De Hoeve heeft ook een verantwoordelijkheid voor ouders die vrijwillig meehelpen. Ouders die als hulpouder meegaan op met een activiteit, moeten ook weten dat zij niet zomaar foto’s van de kinderen in hun groepje mogen delen.
De Hoeve vraagt of ouders terughoudend kunnen zijn met het maken en delen van foto’s en nodigt ouders uit om de leukste foto’s die ze gemaakt hebben naar info@dehoeveschool.nl te sturen. Zo kan de Hoeve de leukste foto’s selecteren en foto’s verwijderen van leerlingen waarvan ouders geen toestemming hebben gegeven.
8. Uitzondering: foto’s ter identificatie
Foto’s maken geen onderdeel uit van het onderwijs. Er is geen wet waarin staat dat we foto’s zomaar mogen gebruiken. Daarom is er altijd toestemming nodig. De enige uitzondering is het gebruik van een pasfoto voor identificatie; hier is geen toestemming voor nodig. Denk aan het een foto in het leerling administratiesysteem of in het rapfolio.
